
Dans le monde des affaires, l’e-mail est devenu un moyen de communication essentiel. Il permet de gagner du temps et de l’argent, mais il peut aussi être source de confusion et de malentendus. Avant d’appuyer sur « envoyer », il est important de prendre quelques instants pour s’assurer que l’e-mail est clair, précis et professionnel.
Voici une liste de contrôle pour vous aider à vérifier votre e-mail avant de l’envoyer.
1. À qui l’e-mail est-il destiné ? Avant d’envoyer un e-mail, assurez-vous qu’il est destiné à une seule personne. Si l’e-mail est destiné à un groupe, assurez-vous de bien comprendre qui est sur votre liste de destinataires.
2. Vérifiez votre liste de destinataires Vérifiez que les personnes en copie ont été ajoutées intentionnellement et que chaque personne sur la liste s’est vraiment et vraiment engagée. Si elles ne se pas concernées, enlevez-les !
3. Si l’email est à destination d’un groupe, Toutes les personnes du groupe sont-elles d’accord de diffuser leur adresse email aux autres membre de ce groupe. Toute le pertinence de l’utilisation de CC (copie carbone) et CCI (copie carbone invisible).
4. Si vous répondez à un email de groupe, votre réponse est-elle pertinente pour tous les autres membres du groupe? attention à l’utilisation du bouton “répondre” ou “répondre à tous”
5. L’e-mail provient-il d’une personne réelle ? Assurez-vous que l’e-mail provient d’une personne réelle et que le bouton « Répondre » renverra une note à cette personne.
6. Le ligne d’objet permet-elle de comprendre le contenu ou de retrouvé l’email lors d’une recherche?
7. Avez-vous déjà correspondus avec cette personne ? Vérifiez si vous avez déjà correspondus avec cette personne. Si non, reconsidérez l’e-mail.
8. S’agit-il d’un e-mail d’appel à froid ? Si c’est le cas, assurez-vous qu’il est le bienvenu et qu’il n’est pas considéré comme du spam.
9. Êtes-vous en colère ? Si vous êtes en colère, enregistrez votre e-mail comme brouillon et revenez-y plus tard, lorsque vous serez plus calme.
10. Pourriez-vous mieux transmettre votre message avec un appel téléphonique ? Parfois, un appel téléphonique peut être plus approprié pour transmettre un message important.
11. Est-ce que vous êtes prêt à partager tout le contenu de l’e-mail ? Vérifiez si vous êtes prêt à partager tout le contenu de l’e-mail avec tous les destinataires.
12. Est-ce que l’e-mail est bien structuré ? Qu’il est en caractères noirs à une taille normale et qu’il ne contient pas de parties en majuscule.
13. La ou les pièces jointes ne sont-elles pas trop grosses pour être envoyées?
14. Avez-vous inclus vos coordonnées en bas de l’e-mail ?
15. Êtes-vous respectueux de l’environnement ? Pensez à inclure la ligne «S’il vous plaît, sauvez la planète. Ne pas imprimer cet e-mail».
16. L’e-mail pourrait-il être plus court ? Est il possible de le rendre plus concis? Si oui… allez y!
17. Bonus: Si je devais payer 52 cent pour envoyer cet email, le ferais-je?